Er zijn een aantal aanbieders van tools voor online afspraken die het plannen makkelijker maken. Wellicht ken je privé wel datum prikker om met familie of vrienden die ene datum te vinden dat iedereen samen kan komen.
Dit soort programma’s bestaan ook voor zakelijk gebruik met verschillende handige functies.
In onze zoektocht naar de beste tools heeft Angela er 4 uitgekozen die zij hier verder zal toelichten.
Hoe werken deze online afspraken tools
Deze afspraken tools maken connectie met je agenda, na toestemming uiteraard. Hiervoor is vaak een connectie mogelijk met bijvoorbeeld Gmail en Microsoft Outlook. Zodra je deze toestemming hebt gegeven, kun je aangeven op wat welke dagen en tijden er beschikbaarheid getoond mag worden. Vervolgens is er realtime synchronisatie. Dit betekent dat wanneer er in je agenda een afspraak staat op een tijdstip dat je beschikbaarheid aangeeft in de tool, dit niet meer te boeken is.
Voorbeeld van het maken van een afspraak met een online afspraken tool:
Ik geef aan dat op elke doordeweekse dag er tussen 14.00 uur en 16.00 uur tijd geboekt mag worden en ik heb op donderdag een afspraak of activiteit in mijn agenda gezet van 13.00 uur – 14.30 uur, dan kan er tot 14.30 uur niet geboekt worden via de afspraken tool.
In veel gevallen is het mogelijk om binnen de tools een stuk te personaliseren, zoals je bedrijfslogo, de bevestiging pagina na het maken van de afspraak en de mails die verstuurd worden en natuurlijk de duur van een afspraak.
Er zijn diverse type afspraken te maken, met verschillende onderwerpen, zodat je agenda ook overzichtelijk blijft.
1. Calendly
Calendly is de online afspraken tool die wij zelf in het verleden gebruikten en ook regelmatig bij klanten wordt ingezet. Het is een makkelijke tool die eenvoudig in het gebruik is.
Je kunt starten met een gratis versie en hebt daarin de mogelijkheid om 1 type afspraak in te stellen. Wil je meer verschillende type afspraken instellen, dan kun je overstappen naar een betaalde versie.
Calendly werkt erg intuïtief en dat vinden wij altijd erg belangrijk. Je koppelt Calendly heel gemakkelijk aan je agenda, bijvoorbeeld Microsoft Outlook of Google Agenda. Deze koppeling maakt het mogelijk dat er realtime zichtbaar is wanneer je beschikbaar bent.
In Calendly geef je vervolgens bij het aanmaken van een afspraak type aan wanneer er afspraken geboekt kunnen worden in je agenda. Dus bijvoorbeeld alleen op maandag middag tussen 13.00 – 17.00 uur. Verder kun je aangeven hoeveel tijd er tussen afspraken in moet zitten bijvoorbeeld vijf minuten om even op adem te komen. Tenslotte kun je instellen hoe lang de afspraak moet duren.
Na het aanmaken en invullen van het afspraak type is er automatisch een boeking pagina aangemaakt. De link hiervan kun je makkelijk kopiëren en delen, maar je kunt ook op je website de boeking pagina insluiten, zodat het op je website zelf zichtbaar is. Wij hebben er zelf voor gekozen om een knop op onze pagina te gebruiken met daarin de link naar de boeking pagina.
In de accountinstellingen kun je een profielfoto uploaden en je logo. Dit wordt zichtbaar op de boeking pagina waar je relaties op terechtkomen om een afspraak te boeken.
Bij de gratis versie zit 1 type afspraak in het pakket. Wil je verschillende soorten afspraken maken om te laten boeken, dan heb je een betaald account nodig.
Het standaard (kleinste) betaalde pakket kost $10 per maand.
2. Microsoft Bookings
Microsoft Bookings is de tool die wij inmiddels zelf zijn gaan gebruiken. Het is onderdeel van ons Microsoft365 pakket en helemaal in te richten in je eigen huisstijl en eigen wensen. Doordat het in ons pakket zit en waarschijnlijk ook in die van jou als ene Microsoft365 zakelijk abonnement hebt, hebben wij alle mogelijkheden tot onze beschikking die wij bij Calendly zouden hebben als we een betaalde abonnement zouden nemen. Dat bespaart toch weer een paar tientjes per maand.
Met Microsoft Bookings kun je verschillende type afspraken maken en koppelen aan verschillende agenda’s binnen je Microsoft omgeving.
Zo vind je hier op onze website op de pagina over ons de mogelijkheid om een kennismaking met Angela of Monique te boeken. Hier kies je dus als bezoeker zelf met wie je een afspraak wilt, maar wij kunnen bijvoorbeeld ook een afspraak type maken, waarbij Bookings een afspraak inplant bij degene waar het in de agenda past, dus dan hoor jij als bezoeker pas na het maken van de afspraak met wie de afspraak is.
Net als bij de andere afspraken tools is het hier ook mogelijk om aan te geven welke dagen en tijden je wilt tonen als boeking optie en wanneer er geen ruimte in de agenda is, dan wordt de optie ook niet getoond. Je voorkomt dus dubbele afspraken hiermee.
Je kunt een vragenlijst toevoegen om specifieke vragen voorafgaand aan de afspraak al te stellen en uiteraard wordt er direct een connectie met Microsoft Teams gemaakt voor het genereren van een Teams link.
De afspraken tool is op je website in te sluiten, maar ook als link mee te sturen in bijvoorbeeld je e-mail handtekening.
Deze tool is natuurlijk ideaal als je gebruikt maakt van applicaties van Microsoft en minder interessant als je je video afspraken doet met bijvoorbeeld Zoom of Google Meet, omdat het daar geen optie voor heeft.
Microsoft365 Business Basic , Standard en Premium abonnementen hebben allemaal Microsoft Bookings in het pakket. Bekijk hier de verschillende pakketten van Microsoft.
3. Youcanbook.me
youcanbook.me is net als Calendly heel erg intuïtief in het gebruik. Ze hebben een lekker overzichtelijk dashboard en begeleiden je stap voor stap in het instellen van je beschikbaarheid.
Er is een gratis versie, die best wel wat opties heeft, maar ook wat beperkingen natuurlijk.
In de gratis versie kun je je start- en eindtijd per dag instellen, maar je kunt niet een afspraak type maken en daarbij specifieke tijdblokken aangeven.
Wat je dus instelt bij je start en eindtijd bijvoorbeeld Van 9.00 – 17.00 uur, wordt dan allemaal als opties ingegeven. Wil je dus elke dag 2 uur beschikbaar zijn voor afspraken die via je website of social media geboekt kunnen worden, dan moet je die tijdsblokken instellen.
Je kunt aangeven hoelang een standaard afspraak moet duren, bijvoorbeeld 30 minuten. Hierin heb je binnen de gratis versie geen mogelijkheid om verschillende tijdsblokken aan te maken.
Het is mogelijk om je logo toe te voegen aan je account en bij een betaalde versie kun je ook je eigen huisstijl kleuren invoeren.
Bij de gratis versie is een bevestigingsmail inbegrepen. Deze is aan te passen naar je eigen inhoud. De tekst die in die mail komt kun je dus zelf bepalen. Wil je ook herinneringen versturen, dan kan dit vanaf een betaald account.
Verder is het ook mogelijk om de afspraak zoals die getoond wordt in de agenda naar je eigen wensen aan te passen. Je kunt ook heel gemakkelijk je Zoom account toevoegen, Hiervoor koppel je Zoom aan je youcanbook.me account en bewerk je de afspraak zodat de Zoom link met wachtwoord altijd wordt ingevoegd.
Het kleinste betaalde pakket kost € 7,20 per maand.
4. Acuityscheduling
Deze tool is heel erg uitgebreid en kun je ook goed inzetten voor een team. Bij het aanmelden worden direct een aantal vragen gesteld over je bedrijf, om op voorhand wat zaken voor je in te stellen. Eenmaal door de introductie heen, kom je in een uitgebreid dashboard. Het is niet zo intuïtief als Calendly en Youcanbookme, maar het is best overzichtelijk. Met behulp van het programma kun je redelijk snel en makkelijk een afspraak aanmaken om te laten boeken.
Er kan een koppeling gemaakt worden met Google agenda, Microsoft Outlook en Apple Icloud. Het koppelen van de agenda kan alleen bij een betaalde versie. Daarnaast is het bij de betaalde versie ook mogelijk om Zoom, Google Meet en bijvoorbeeld Gotomeetings te koppelen, zodat de link hiervoor automatisch meegestuurd wordt in de uitnodiging.
Ten opzichte van de vorige tools heeft deze gratis versie als voordeel dat je hier een onbeperkt aantal afspraak types kunt aanmaken.
Het kleinste betaalde pakket kost $16 per maand.
Is er een afspraken tool die jij mist of waarvan je meer wilt weten? Laat het ons weten.
